Términos y condiciones de uso

01Quién presta el servicio

02Qué es Sophia CRM

Sophia CRM es una plataforma para spas, centros de estética y consultorios de medicina estética que incluye, según el plan contratado:

• Una asistente virtual con inteligencia artificial que responde conversaciones de WhatsApp, Instagram y Facebook con la información que el negocio configura (servicios, precios, descuentos, horarios y reglas).
• Agenda conectada al Google Calendar del negocio: cálculo de disponibilidad, creación, modificación y cancelación de citas, confirmaciones y recordatorios.
• Un panel con inbox unificado, control de quién atiende cada conversación (asistente o persona), usuarios y roles, registro de ventas, reportes y alertas.
• Seguimientos automáticos a clientes que consultaron y no agendaron, dentro de las reglas de cada canal.

Las funciones disponibles en cada momento son las descritas en el sitio y en el panel. Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones avisando con antelación razonable cuando el cambio afecte de forma sustancial el uso del servicio.

03Cuentas, usuarios y seguridad

• Cada negocio tiene su propia cuenta (empresa) y crea los usuarios de su equipo con un rol. El negocio es responsable de mantener actualizados esos usuarios y de retirar el acceso a quien deje de trabajar con él.
• Las credenciales son personales. El negocio responde por las acciones realizadas con las cuentas de su equipo y debe avisarnos de inmediato ante cualquier uso no autorizado.
• Los datos de una empresa están aislados de los de las demás. Ningún negocio puede ver ni acceder a la información de otro.

04Canales conectados y responsabilidades del negocio

Sophia se conecta a servicios de terceros que tienen sus propias condiciones. Al conectarlos, el negocio acepta cumplirlas:

• WhatsApp Business (Meta): el canal recomendado es la API oficial de WhatsApp Business, directamente o a través de un proveedor autorizado por Meta (por ejemplo, Twilio). El negocio debe cumplir la Política de negocios de WhatsApp y la Política de mensajería: obtener la aceptación de las personas antes de escribirles, usar plantillas aprobadas fuera de la ventana de 24 horas y no enviar contenido prohibido. Los costos por conversación que cobra Meta o el proveedor se informan en el plan y corren por cuenta del negocio.
• Modo de conexión no oficial (QR): si el negocio elige conectar un número mediante un dispositivo vinculado (código QR) en lugar de la API oficial, acepta expresamente que ese modo no está autorizado por Meta, que puede implicar restricciones o bloqueo del número y que Sophia no responde por esas consecuencias. Sophia aplica frenos de horario, ritmo y volumen para reducir el riesgo, sin garantizarlo. Este modo se habilita solo con la aceptación escrita del negocio dentro del panel.
• Instagram y Facebook (Meta): el negocio autoriza a Sophia, mediante el inicio de sesión de Meta, a leer y responder los mensajes y comentarios de sus cuentas. Debe cumplir las Condiciones de la Plataforma de Meta y las políticas de Messenger e Instagram, incluida la obligación de que la asistente se presente como asistente virtual.
• Google Calendar: el negocio autoriza el acceso mediante OAuth de Google al calendario que elija, con los permisos mínimos necesarios, y puede revocarlo cuando quiera. El uso de esos datos se rige por la sección 07 de la política de privacidad, incluida la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google.

El negocio garantiza que tiene derecho a usar los números, cuentas y calendarios que conecta, y que ha obtenido la autorización de sus clientes finales para tratar sus datos conforme a la Ley 1581 de 2012, publicando su propia política de privacidad. Sophia actúa como encargado del tratamiento por cuenta del negocio.

05La asistente de inteligencia artificial

• La asistente redacta respuestas a partir de la configuración del negocio y de la conversación. Aunque está diseñada para no inventar precios ni cupos, puede cometer errores. El negocio debe revisar su configuración, supervisar el inbox y corregir cualquier información inexacta.
• La asistente no da consejo médico ni diagnósticos. Cualquier indicación clínica, contraindicación o decisión sobre un procedimiento es responsabilidad exclusiva del profesional del negocio.
• El negocio elige el nombre y el tono de la asistente. En todos los canales, la asistente se identifica como asistente virtual cuando corresponde y las personas pueden pedir ser atendidas por un humano.
• El negocio no debe configurar la asistente para engañar, discriminar, enviar spam ni infringir derechos de terceros.

06Datos y privacidad

El tratamiento de datos personales se describe en la política de privacidad, que forma parte de estos términos. En resumen: los datos del negocio son del negocio; Sophia los procesa para prestar el servicio, los mantiene aislados, cifrados en tránsito y con credenciales cifradas en reposo, y permite exportarlos y eliminarlos. El negocio puede solicitar un acuerdo de encargo de tratamiento por escrito escribiendo a automations@ucallnow.net.

07Planes, precios y pagos

• Los planes y precios se publican en sophia.ucallnow.fun. Durante la fase de pilotos, las condiciones se acuerdan por escrito con cada negocio participante.
• Los costos variables de terceros (conversaciones de WhatsApp cobradas por Meta o el proveedor, números telefónicos) se informan en el plan y pueden facturarse aparte.
• Los cambios de precio se avisan con al menos 30 días de anticipación y aplican desde el siguiente periodo de facturación.
• Si un pago no se recibe, podemos suspender la cuenta tras avisar; la información se conserva durante 30 días para permitir la reactivación o la exportación.

08Uso permitido

Está prohibido usar Sophia para enviar mensajes no solicitados de forma masiva, suplantar a personas o empresas, difundir contenido ilegal, ofensivo o engañoso, vulnerar la seguridad de la plataforma o de terceros, revender el servicio sin autorización, o cualquier uso que infrinja la ley o las políticas de Meta o Google. Podemos suspender de inmediato cuentas que incurran en estas conductas.

09Propiedad intelectual

Sophia CRM, su software, diseño, marca y documentación son propiedad de UCallNow o de sus licenciantes. El negocio recibe una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar la plataforma durante la vigencia del servicio. El catálogo, los textos, las imágenes y los datos que el negocio carga son del negocio, que nos concede la licencia necesaria para prestarle el servicio. Podemos usar métricas agregadas y anonimizadas para mejorar el producto.

10Disponibilidad, soporte y cambios

Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua, con monitoreo, alertas y copias de seguridad, pero no garantizamos disponibilidad ininterrumpida: dependemos de terceros (Meta, Google, proveedores de mensajería y de inteligencia artificial, alojamiento) y realizamos mantenimientos, que avisamos cuando es posible. El soporte se presta por WhatsApp y correo en horario de Colombia.

11Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, UCallNow no responde por lucro cesante, pérdida de clientes o de datos causada por terceros, bloqueos o restricciones impuestos por Meta o Google, errores de la asistente que el negocio pudo detectar con una supervisión razonable, ni por decisiones clínicas o comerciales tomadas con base en la información de la plataforma. La responsabilidad total de UCallNow frente a un negocio se limita a los montos pagados por ese negocio en los tres meses anteriores al hecho que la origine. Nada en estos términos limita la responsabilidad que la ley colombiana no permite excluir.

12Suspensión, terminación y salida

• El negocio puede cancelar en cualquier momento desde el panel o escribiéndonos. Podemos terminar el servicio con 30 días de aviso, o de inmediato ante incumplimientos graves de estos términos.
• Al terminar, el negocio puede exportar sus datos (contactos, conversaciones, citas, ventas) durante 30 días. Después los eliminamos, salvo lo que la ley obligue a conservar.
• La desconexión de WhatsApp, Instagram, Facebook y Google Calendar se hace desde el panel o revocando los permisos en cada plataforma.

13Cambios en estos términos

Podemos actualizar estos términos. La versión vigente estará en sophia.ucallnow.fun/terminos con su fecha. Los cambios sustanciales se avisan por correo o en el panel con al menos 15 días de anticipación; seguir usando el servicio después de esa fecha implica aceptarlos.

14Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier diferencia se intentará resolver primero de forma directa escribiendo a automations@ucallnow.net; de no lograrse en 30 días, se someterá a los jueces competentes de Colombia. Los consumidores conservan los derechos que les otorga el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011).

15Contacto

Preguntas sobre estos términos: automations@ucallnow.net. Documentos relacionados: